Điều hành doanh nghiệp trực tuyến

2007-11-12T04:49:53+01:00

Không kiểm soát được thời gian thực hiện các công việc; trao đổi thông tin thiếu thông suốt giữa các bộ phận; hệ thống tài liệu, báo cáo lưu trữ không hợp lý; cấp trên không biết được nhân viên mình đang làm gì; cấp dưới thì mờ mịt, ít được sự chỉ đạo của cấp trên... Rất nhiều vuớng mắc đã tạo nên những “điểm nùi” trong hoạt động của một tổ chức.

Để doanh nghiệp giảm bớt những vướng mắc, vượt qua khó khăn trong vấn đề điều hành tác nghiệp, bên cạnh một phương cách quản lý đúng đắn với các qui định, qui chế phù hợp thì cần có những công cụ hỗ trợ. Công cụ đó chính là các giải pháp phần mềm. Cụ thể hơn đó là hệ thống “Web điều hành tác nghiệp”.

Web điều hành tác nghiệp là một hệ thống phần mềm được thiết kế dưới dạng các trang web và vận hành trên các hệ thống mạng nội bộ, Internet... Với mục đích ghi nhận, lưu trữ và chia sẻ các thông tin diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp. Thông tin ở đây có thể là các tin tức, thông báo, công văn, tài liệu, bảng biểu báo cáo, các dự án, công việc đang thực hiện...

Cấu trúc chung của hệ thống
Một hệ thống máy chủ + hệ thống phần mềm quản lý thông tin (thường là các ứng dụng chạy trên Web) + hệ thống mạng nội bộ, Internet + các máy tính cá nhân + người dùng, đó là những yếu tố cần có để một Web điều hành tác nghiệp hoạt động.
Hệ thống máy chủ: Thường là những máy tính có cấu hình mạnh, tốc độ xử lý cao, có khả năng lưu trữ được một lượng dữ liệu lớn, bảo mật tốt... Đây là nơi dùng để đặt các ứng dụng dùng chung, lưu trữ thông tin quản lý cho toàn doanh nghiệp, hệ thống dữ liệu thường được lưu trữ ở đây.
Hệ thống phần mềm: Web điều hành tác nghiệp được thiết kế và phát triển trên nền tảng Web, hệ thống phần mềm này bao gồm ba phần: Dịch vụ Web (web server, web service), ứng dụng trên Web (web apllication) và các công cụ hỗ trợ khác.
Hệ thống mạng: Có thể là mạng nội bộ, kết hợp với Internet. Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ dùng mạng nội bộ, thì phạm vi ứng dụng chỉ là những máy tính được nối vào mạng nội bộ này. Trong trường hợp có kết nối Internet, mọi máy tính có kết nối Internet trên toàn thế giới đều truy cập được, với điều kiện: có quyền sử dụng!
Các máy tính cá nhân: Đây là nơi mà các thông tin quản lý sẽ được trình bày trên các màn hình. Vì hệ thống phần mềm thường là các ứng dụng Web nên thông tin được trình bày theo hình thức của các trang web. Khi người dùng nhấp chuột vào các chỉ mục và truy cập vào các trang thông tin, lúc đó, hệ thống đang thực hiện việc truyền đạt thông tin đến cho người dùng...
Người dùng: Trong một doanh nghiệp, tất cả các nhân viên đều có thể có quyền tham gia khai thác nguồn thông tin từ Web điều hành tác nghiệp mang lại, với những mức quản lý thông tin khác nhau. Một hệ thống phân quyền sử dụng sẽ được kèm theo trong một hệ thống Web điều hành tác nghiệp nhằm hạn chế việc truy cập những thông tin không liên quan. Ví như, một nhân viên kế toán có thể bị hạn chế xem một số tin tức của Ban Giám đốc, hay một nhân viên chỉ có thể biết được tiến độ thực hiện dự án của phòng mình mà không có quyền xem tiến độ thực hiện dự án của phòng khác...
Tìm mua và ứng dụng
Gần đây, các nhà cung cấp giải pháp phần mềm đã cho ra khá nhiều hệ thống mang đặc điểm như một Web điều hành tác nghiệp. Tuy các tên gọi có thể khác nhau như: cổng thông tin doanh nghiệp, hệ thống điều hành trực tuyến, hệ quản lý công việc... nhưng đa phần đều có chung những chức năng như đã mô tả ở trên. Hệ thống này không đồ sộ như các hệ thống ERP, CRM... cộng với khoản chi phí đầu tư không quá cao và có thể triển khai dễ dàng nên được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Một số công ty đi tiên phong trong việc cung cấp giải pháp này như: Lạc Việt, FPT, TTSOFT... đã triển khai khá thành công ở nhiều doanh nghiệp. Ở góc độ sử dụng, nhiều doanh nghiệp cũng cảm thấy thích thú và thu được nhiều lợi ích trong công tác điều hành, quản lý.
Triển khai và ứng dụng hệ thống Web điều hành tác nghiệp sẽ tạo nên cho các nhân viên trong doanh nghiệp làm quen dần với một phong cách làm việc chuyên nghiệp, tạo cho họ một thói quen làm việc nhóm có hiệu quả, và còn hơn thế là tạo nên một ý thức cùng biết, cùng làm, cùng chia sẻ giữa cấp trên cấp dưới, giữa các nhân viên, phòng ban với nhau. Từ đó, tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu quản lý, điều hành doanh nghiệp có kết quả tốt hơn.

Đan Nhi

Comments

TTSOFT- Real Simple!

Điều hành doanh nghiệp trực tuyến